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Weitergabe des Preisgeldes für den Axians Infoma Innovationspreis 2017 an soziale Einrichtungen in Marsberg


Preisübergabe von Axians Infoma und der Stadt Marsberg an den Seniorentreff und den Hospizverein: Jochem Dahle (Hospizverein), Gerald Brünink (Projektleiter Axians Infoma), Laura Edel (Hospizverein), Antonius Löhr (Stadt Marsberg), Holger Schmelzeisen (Axians Infoma), BM Klaus Hülsenbeck (Stadt Marsberg), Christa Siedhoff (Seniorentreff), Jens Schauer (Projektleiter Stadt Marsberg), Hannelore Trilling (Seniorentreff), Lothar Böttcher (Betriebshof Marsberg), Florian Müller (Betriebhofleiter Marsberg) und Kai Eickmeier (Axians Infoma) (v.l.)Preisübergabe von Axians Infoma und der Stadt Marsberg an den Seniorentreff und den Hospizverein: Jochem Dahle (Hospizverein), Gerald Brünink (Projektleiter Axians Infoma), Laura Edel (Hospizverein), Antonius Löhr (Stadt Marsberg), Holger Schmelzeisen (Axians Infoma), BM Klaus Hülsenbeck (Stadt Marsberg), Christa Siedhoff (Seniorentreff), Jens Schauer (Projektleiter Stadt Marsberg), Hannelore Trilling (Seniorentreff), Lothar Böttcher (Betriebshof Marsberg), Florian Müller (Betriebhofleiter Marsberg) und Kai Eickmeier (Axians Infoma) (v.l.)Übergabe des Innovationspreises von Axians Infoma an die Stadt Marsberg: Antonius Löhr (Allgemeiner Vertreter Marsberg), Klaus Hülsenbeck (Bürgermeister Marsberg), Holger Schmelzeisen (Axians Infoma) und Kai Eickmeier (Axians Infoma) v.l.Übergabe des Innovationspreises von Axians Infoma an die Stadt Marsberg: Antonius Löhr (Allgemeiner Vertreter Marsberg), Klaus Hülsenbeck (Bürgermeister Marsberg), Holger Schmelzeisen (Axians Infoma) und Kai Eickmeier (Axians Infoma) v.l.

Die Stadt Marsberg hat sich Ende August 2017 bei der Axians Infoma mit dem Projekt „Einführung der Mobilen Auftragsdatenerfassung im Betriebshof“ für den Innovationspreis 2017 beworben. Bereits zum fünften Mal hat Axians Infoma den Preis für innovative und zukunftsorientierte kommunale Projekte auf Basis von Infoma newsystem verliehen. Mit den Auszeichnungen verbunden ist ein Preisgeld, das individuell für selbstgewählte soziale Zwecke verwendet werden soll. Die Bewertung der vorgelegten Projekte erfolgte durch Prof. Dr. Jens Weiß von der Hochschule Harz. Danach hat die Stadt Marsberg ein vorbildliches Digitalisierungsprojekt in einem vermeintlich wenig IT-affinen Bereich der Verwaltungsarbeit mit deutlichem Mehrwert umgesetzt. Die Stadt Marsberg erhält als Finalist ein Preisgeld in Höhe von 2.500 Euro, welches für soziale Zwecke in Marsberg verwendet werden soll.

Ziel des Projektes war es, den manuell aufwendigen Prozess der Auftrags- und Zeiterfassung für die Mitarbeiter des Betriebshofes und für die Verwaltung effizienter und möglichst papierlos zu gestalten. Dazu wird die Mobile Auftragsdatenerfassung von Axians Infoma genutzt.

Das Projekt wurde von dem IT-Administrator Jens Schauer geleitet. Maßgeblich an der Umsetzung des Projektes beteiligt waren insbesondere der Leiter des Betriebshofes Florian Müller, Frau Karina Emde als Sachbearbeiterin der Finanzverwaltung und der Allgemeine Vertreter des Bürgermeisters, Herr Antonius Löhr.

Im ersten Schritt wurde die Aufgabenstellung für die Software erarbeitet und im Rahmen eines Auswahlverfahrens zwischen verschiedenen Softwarelösungen die Entscheidung für die Mobile Auftragsdatenerfassung von Axians Infoma getroffen. Anschließend wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, die Geräte beschafft und die Software eingerichtet. Danach startete die Testphase beim Betriebshof. Zunächst wurden fünf Mitarbeiter des Betriebshofes geschult und mit den erforderlichen Smartphones ausgestattet, auf denen die neue App Mobile Datenerfassung (MDE) installiert worden war. Innerhalb eines Monats konnten die fünf Mitarbeiter des Betriebshofes problemlos ihre Zeiterfassung vollständig auf den Arbeitsaufträgen über die Smartphones vornehmen, so dass direkt danach auch die restlichen Mitarbeiter des Betriebshofes mit den Smartphones ausgestattet wurden. Bereits nach einem weiteren Monat waren alle Betriebshofmitarbeiter in der Lage ihre Auftragserfassung fehlerfrei über die Smartphones vorzunehmen. Auch die Übernahme in die Buchhaltung erfolgte schnell und reibungslos, so dass die Testphase umgehend beendet werden konnte. Seit dem 01.08.2017 wird die Zeiterfassung mit der mobilen App im Echtbetrieb durchgeführt.

Durch die Umstellung auf die mobile Zeiterfassung mit den Smartphones haben sich viele Vorteile für den Betriebshof und die Stadtverwaltung Marsberg ergeben.

Die Mitarbeiter des Betriebshofes können nun ihre Leistungen direkt vor Ort viel einfacher und schneller dokumentieren und zudem macht die Erfassung mit den Smartphones auch noch Spaß. Die aufwändige Doppelerfassung und manuelle Datenübernahme von den Papierrapporten und die damit verbundenen sporadischen Fehleingaben gehören auf diese Weise der Vergangenheit an. Die Daten stehen nun viel früher in Infoma zur Verfügung, so dass die Betriebshofleitung die entsprechenden Informationen viel eher zur Steuerung des Betriebshofes nutzen kann. Zudem werden Zeitzuschläge aus den mobilen Daten automatisiert generiert und die gesamte Abrechnung kann im städtischen Haushalt schneller abgewickelt werden.

Durch das persönliche Engagement aller beteiligten Mitarbeiter und die gute Zusammenarbeit konnte das Projekt fünf Monate früher als geplant erfolgreich umgesetzt werden. Maßgeblich dazu beigetragen hat auch die gute Unterstützung durch Axians Infoma sowohl bei der Einrichtung der Software als auch bei der Schulung der Mitarbeiter.

Die Stadt Marsberg hat sich dazu entschieden, das Preisgeld von insgesamt 2.500,00 € jeweils in Höhe von 1.250 Euro an den Seniorentreff e.V. Marsberg und den Kath. Hospizverein Marsberg e.V. zu spenden, um deren ehrenamtliche Arbeit für die Einwohner der Stadt Marsberg zu unterstützen. Da die Stadt im Rahmen der angespannten Finanzlage und der Verpflichtungen durch die Teilnahme am Stärkungspakt wenige Möglichkeiten hat soziales Engagement direkt zu unterstützen ist Bürgermeister K. Hülsenbeck besonders erfreut im Namen der Stadt so direkt vor den Feiertagen noch dieses Geldgeschenk an die beiden Vereine übergeben zu können.

Sein Dank gilt dabei allen ehrenamtlichen Organisationen, die sich für die Allgemeinheit einsetzen. Stellvertretend dafür erhalten der Seniorentreff e.V. Marsberg und der Kath. Hospizverein Marsberg e.V. in diesem Jahr die Spendenbeträge.

Zu dem Projekt wurde am Betriebshof der Stadt Marsberg ein Film gedreht, den Sie sich hier anschauen können (https://www.youtube.com/watch?v=8L2YrjBC330).

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